6 أخطاء يجب تجنبها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل

6 أخطاء يجب تجنبها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل

ليس بالضبط.

طريقة كتابتك لرسائل البريد الإلكتروني قد تفيدك أو تسحبك من مسيرتك المهنية.

شارك الخبراء المهنيون اقتراحاتهم حول هذا الموضوع ونحن نسردها لك:

1. لا تنشر الشائعات

يقول الخبراء أنه إذا قمت بالنميمة عبر البريد الإلكتروني فقد يؤدي ذلك إلى إنهاء الخدمة بالإضافة إلى كونه غير مهني. يجب ألا يحتوي بريدك الإلكتروني على أي ملاحظات سيئة عن الآخرين في الشركة أو الشركة نفسها. إذا لم تأخذ بهذه النصيحة فقد تصدم من سرعة انتشارها.

2. عدم الاستطراد

الوقت أمر بالغ الأهمية، لذا ادخل في صلب الموضوع عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. يجب أن تكون الرسالة الأكثر أهمية في المقدمة.

لهذا، قم بكتابة مسودة وتحريرها. لا ينبغي أن تكون رسائل البريد الإلكتروني أطول من فقرة أو فقرتين قد تكون أكثر من اللازم ومتعبة للمتلقي.

3. لا توجد أعمال شخصية

في مكان العمل وقتك هو ملك للشركة. لا تجري أعمالاً خاصة مع البريد الإلكتروني للشركة التي تعمل بها. فهذا خطأ وقد يوقعك في مشاكل.

4. لا تنتقد

يجب أن تتجنب انتقاد الآخرين في رسائل البريد الإلكتروني خاصة في الرسائل الجماعية. يجب حل هذه القضايا والمشاكل الشخصية العاطفية وجهاً لوجه.

يقترح الخبراء استخدام قاعدة تسمى "قاعدة العنوان الرئيسي". كيف سيكون شعورك إذا كان بريدك الإلكتروني هو العنوان الرئيسي لصحف اليوم التالي؟ هل ستشعر بالرضا حيال ذلك؟ إذا كنت تقول لا، ففكر في الضغط على زر الإرسال!

5. لا ترسل بريدًا عندما تكون عاطفيًا

قد تتسبب ذروة الغضب في إرسال رسائل غير مقصودة ونتائج غير مرغوب فيها إذا أرسلت رسائل بريد إلكتروني عندما تكون عاطفيًا. يقول الخبراء أنه لا يجب عليك إرسال رسائل البريد الإلكتروني عندما تكون محبطاً أو متعباً أو جائعاً. يجب عليك التحكم في حالتك النفسية قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني.

يمكنك استعادة حالتك الذهنية الصلبة من خلال الابتعاد عن مكتبك أو المشي أو استنشاق بعض الهواء النقي.

6. ممنوع المزاح في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل

النكات جيدة شخصياً ولكنها تسبب سوء الفهم عبر البريد الإلكتروني. تقول راشيل بيوهم المدربة والمدربة في شركة FORTE، وهي شركة تدريب على التواصل غير اللفظي، أن هناك أنواعاً محددة من الرسائل التي لا تترجم بشكل جيد في الرسائل الإلكترونية. فمع عدم وجود اتصال بالعينين ونبرة الصوت والإيماءات، قد يُساء تفسير السخرية.

كما يجب عليك أيضًا عدم كتابة أي شيء مسيء لدين الشخص أو عرقه أو جنسه أو توجهه الجنسي، كما يقول. فقد يتسبب ذلك في مشاكل قانونية ويجعلك تفقد وظيفتك.